Ist die Verfahrensdokumentation auch für Heilpraktiker Pflicht?

Ja, eindeutig! Seit Januar 2015 sind die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) in Kraft, die vom Bundesfinanzministerium 2014 veröffentlicht wurden. Die GoBD verlangen, dass Unternehmen eine Verfahrensdokumentation vorweisen können. Diese Dokumentation beschreibt die steuerrelevanten Prozesse und Systeme im Unternehmen und sichert deren Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit.

Pflicht für alle Unternehmensgrößen

Es herrscht oft der Irrglaube, dass nur größere Unternehmen eine Verfahrensdokumentation benötigen. Das ist falsch! Die GoBD differenzieren nicht nach Unternehmensgröße, sondern nach der Komplexität der steuerrelevanten Prozesse. Das bedeutet, dass auch Kleinunternehmen eine Verfahrensdokumentation erstellen müssen. Dabei gilt: Je komplexer die Prozesse, desto detaillierter muss die Dokumentation sein.

In der Neufassung der GoBD vom 28. November 2019 wird jedoch berücksichtigt, dass Kleinstunternehmen, die ihren Gewinn durch Einnahmen-Überschussrechnung ermitteln (bis 22.000 Euro Jahresumsatz), weniger umfangreiche Anforderungen erfüllen müssen.

Folgen einer fehlenden Verfahrensdokumentation

Die GoBD betonen, dass eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation dann kein formeller Mangel ist, wenn die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der steuerrelevanten Prozesse dennoch gewährleistet sind. Ist dies jedoch nicht der Fall, kann das Fehlen der Dokumentation zum Verwerfen der Buchführung führen und zu höheren Hinzuschätzungen bei Betriebsprüfungen oder Kassen-Nachschauen. Es liegt im Ermessen des Betriebsprüfers, welche Konsequenzen das Fehlen einer Verfahrensdokumentation hat.

Aktualität der Verfahrensdokumentation

Eine Verfahrensdokumentation ist kein einmaliger Akt. Sie muss fortlaufend aktualisiert werden, um alle Änderungen in den Prozessen und Systemen zu dokumentieren. Besonders bei Betriebsprüfungen, die oft Zeiträume von drei bis vier Jahren zurück betrachten, ist eine aktuelle und lückenlose Dokumentation erforderlich. Auch bei unangekündigten Kassen-Nachschauen kann die Vorlage einer aktuellen Verfahrensdokumentation verlangt werden.

Mehr als nur eine lästige Pflicht

Eine gut geführte Verfahrensdokumentation bietet nicht nur Sicherheit bei Betriebsprüfungen, sondern auch innerbetriebliche Vorteile:

• Prozessoptimierung: Durch die intensive Auseinandersetzung mit den eigenen Prozessen können Schwachstellen aufgedeckt und Potenziale zur Optimierung identifiziert werden, die Zeit und Geld sparen.
• Gefahrenabwehr: Bei der Erstellung der Dokumentation werden oft Fehler und Schwachstellen sichtbar, deren Beseitigung vor Strafen durch die Finanzverwaltung schützt.
• Dokumentation von Unternehmens-Know-how: Wissen über steuerrelevante Prozesse wird nicht mehr nur in den Köpfen der Mitarbeiter gespeichert, sondern in nachvollziehbarer Form dokumentiert.

Für Heilpraktiker, die Tax-Compliance ernst nehmen und alle innerbetrieblichen Potenziale nutzen möchten, ist die Verfahrensdokumentation nicht nur Pflicht, sondern eine Chance zur Optimierung und Sicherheit. 

Jede Heilpraktikerpraxis sollte die Notwendigkeit einer Verfahrensdokumentation ernst nehmen und aktiv daran arbeiten, diese aktuell und vollständig zu halten. Dies schützt nicht nur vor möglichen Sanktionen, sondern trägt auch zur Effizienzsteigerung und langfristigen Stabilität der Praxis bei.

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Ihre 

Claudia Hönig