Kategorie: Buchführung & Finanzen | Lesezeit: ca. 3 Minuten
Ich mag Struktur und Übersicht. Bei der Ablage ganz besonders.
Seit 2025 gehören E-Rechnungen zu Deinem Alltag als Praxisinhaber. Rechnungen von Dienstleistern und Lieferanten kommen häufig als strukturierter Datensatz bei Dir an. Zur Aufbewahrung hat die Finanzverwaltung in ihrem FAQ-Katalog einiges klargestellt.
Nach § 14b Abs. 1 UStG sind Rechnungen acht Jahre aufzubewahren. Bis Ende 2024 waren es zehn Jahre, seit 2025 sind es acht.
Die Frist beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Ein Beispiel: Deine Rechnung stammt vom 12. März 2026. Die Frist startet mit Ablauf des Jahres 2026 und endet am 31. Dezember 2034.
Eine E-Rechnung besteht aus einem strukturierten Teil, zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD. Dort liegen alle Daten in festgelegter Ordnung, die der Computer lesen kann.
Dieser Teil bleibt in seiner ursprünglichen Form erhalten und wird nicht verändert. Die Finanzverwaltung muss ihn während der gesamten Aufbewahrungsfrist maschinell auswerten können.
„Das PDF ist das Gesicht der E-Rechnung. Der Datensatz ist ihr Inhalt.“
Wenn Du also aus einer E-Rechnung ein lesbares PDF erzeugst und nur dieses ablegst, fehlt der Teil, auf den es ankommt. Beim Umwandeln in ein anderes Format darf der Datensatz nicht verloren gehen.
Kommt zusätzlich ein Bildteil oder eine Anlage mit, hebst Du diese ebenfalls auf, sobald sie steuerlich relevante Informationen enthalten, zum Beispiel Buchungsvermerke.
Ein Briefumschlag landet im Papierkorb, sobald Du den Brief herausgenommen hast. Genauso ist es bei der E-Mail, die eine E-Rechnung bringt. Dient sie nur als Transportmittel, entfällt die gesonderte Archivierung.
Anders sieht es aus, wenn die E-Mail selbst die Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefs hat. Steht dort zum Beispiel ein Hinweis zum Geschäftsvorfall, den die Rechnung selbst nicht enthält, bewahrst Du auch die E-Mail auf, und zwar unveränderbar.
Die Verfahrensdokumentation beschreibt, wie Belege bei Dir ankommen, wo sie liegen und wer sie verändern darf. Gerade bei der E-Rechnung lohnt sich ein ausdrücklicher Absatz, der diesen Unterschied festhält:
Wenn Du eine Steuerprüfung hast, musst Du eine Verfahrensdokumentation vorweisen können.
Wichtig: Dieser Blog stellt keine Steuer- oder Rechtsberatung dar. Ob und wie sie für Dich gelten, klärst Du im Einzelfall mit Deinem Steuerberater.
Dieser Text ist mit Unterstützung von KI entstanden. Die KI hat recherchiert und einen Entwurf geschrieben, den ich geprüft, angepasst und freigegeben habe.
Quellen: § 14b UStG, Aufbewahrung von Rechnungen (gesetze-im-internet.de); § 14b UStG mit Änderung durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (buzer.de); Ebner Stolz: E-Rechnungen, Aufbewahrungserleichterungen für Kleinunternehmer; Handwerksblatt: Elektronische Rechnungen, Änderungen bei den GoBD; Steuerberater Tabak: E-Rechnungen GoBD-konform archivieren