Kategorie: Buchführung & Finanzen | Lesezeit: ca. 6 Minuten
Ich mag Lösungen, die einfach sind. In der Buchhaltung heißt das: Ein Programm übernimmt, was sich ständig wiederholt, und Du behältst den Überblick über Deine Buchhaltung.
Gesetzlich vorgeschrieben ist kein bestimmtes Programm. Was aber vorgeschrieben ist: Deine Aufzeichnungen müssen vollständig, zeitgerecht und unveränderbar sein, und Deine Belege müssen über Jahre auffindbar bleiben. Seit 2025 kommen die E-Rechnungen dazu.
In meinen letzten Beiträgen ging es um die Pflicht dahinter (Warum Heilpraktiker nicht buchführungspflichtig, aber aufzeichnungspflichtig sind) und um das Bargeld in Deiner Praxis (Was Du bei Bareinnahmen in Deiner Praxis beachten musst). Jetzt geht es um die Frage: Wie schaffst Du das alles mit möglichst wenig Aufwand?
Was Deine Unterlagen können müssen, steht in der Abgabenordnung und im Umsatzsteuergesetz:
Mit einem Programm erreichst Du es meistens am einfachsten. Warum, zeige ich Dir an drei Stellen.
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmer E-Rechnungen empfangen können. Das gilt auch dann, wenn Deine eigenen Umsätze steuerfrei sind. Für den Empfang genügt ein E-Mail-Postfach.
Die Aufbewahrung ist der Teil, der Arbeit macht. Bei einer E-Rechnung ist der strukturierte Datensatz (zum Beispiel die XML-Datei) das, was zählt. Das lesbare PDF muss nur dann zusätzlich in Dein Archiv, wenn es steuerlich relevante Angaben enthält, die im Datensatz fehlen. Ein Ausdruck genügt nicht, weil dabei der Datensatz verloren geht. Wie das im Einzelnen aussieht, steht in meinem Beitrag Wie Du E-Rechnungen GoBD-konform aufbewahrst.
Ein Buchhaltungsprogramm liest die E-Rechnung ein, legt den Datensatz unverändert ab und ordnet ihn der Buchung zu. Ohne Programm übernimmst Du das selbst: Datei speichern, nicht verändern, richtig benennen, wiederfinden. Bei einer Rechnung im Monat geht das gut. Mit jeder weiteren Rechnung hast Du mehr Arbeit.
Die zweite Stelle ist die Unveränderbarkeit. In einer einfachen Tabelle lässt sich jede Zahl überschreiben, und niemand sieht es. Ein Buchhaltungsprogramm protokolliert Änderungen oder schreibt Buchungen fest. Eine Korrektur ist dann eine neue Buchung, und die ursprüngliche bleibt sichtbar. Das ist genau das, was § 146 Abs. 4 AO verlangt.
Die dritte Stelle ist die Auswertbarkeit. Bei einer Prüfung kann das Finanzamt verlangen, dass Deine Daten mit den vorhandenen Auswertungsfunktionen Deines Systems maschinell ausgewertet werden. Du übergibst sie dann in einem auswertbaren Format oder gewährst einen Lesezugriff. Ein Programm mit Exportfunktion bringt das schon mit. Bei Papier und Tabellen kannst Du die Voraussetzungen nicht erfüllen.
Zum Thema „GoBD-zertifiziert“: Die Finanzverwaltung vergibt keine Positivtestate für Software. Ein Zertifikat hilft Dir bei der Auswahl, bindet das Finanzamt aber nicht. Die Verantwortung für Deine Aufzeichnungen bleibt bei Dir, auch mit dem besten Programm.
Wichtig: Dieser Beitrag informiert allgemein und ersetzt keine Steuerberatung. Welche Lösung für Deine Praxis passt und was Du im Einzelfall aufbewahren musst, kläre bitte mit Deinem Steuerberater.
Zur Entstehung dieses Beitrags: Das Thema und die Freigabe liegen bei mir. Claude hat die Quellen recherchiert und einen Entwurf geschrieben, den ich geprüft, angepasst und freigegeben habe.