Kategorie: Buchführung & Finanzen | Lesezeit: ca. 5 Minuten
„Als Heilpraktiker brauche ich keine Buchführung.“ Diesen Satz höre ich immer wieder.
Er klingt so beruhigend. Und er stimmt leider nur zur Hälfte.
Das liegt am Wort „Buchführung“. Es meint etwas sehr Bestimmtes, und das betrifft Dich als Heilpraktiker in dieser Form tatsächlich nicht. Aufzeichnen musst Du trotzdem, und zwar sorgfältiger, als viele denken.
Schauen wir gemeinsam auf den Unterschied.
Wer buchführungspflichtig ist, führt Bücher nach den Regeln der doppelten Buchführung und erstellt am Jahresende eine Bilanz. Die Pflicht ergibt sich aus § 140 und § 141 der Abgabenordnung (AO). § 141 AO nennt gewerbliche Unternehmer sowie Land- und Forstwirte, sobald bestimmte Umsatz- oder Gewinngrenzen überschritten sind. Freiberufler stehen dort nicht.
Als Heilpraktiker bist Du steuerlich Freiberufler, kein Gewerbetreibender. Deinen Gewinn ermittelst Du deshalb mit der Einnahmenüberschussrechnung nach § 4 Abs. 3 EStG: Einnahmen minus Ausgaben.
Hast Du neben der Praxis einen gewerblichen Bereich, gelten dafür andere Regeln. Das klärst Du im Einzelfall mit Deinem Steuerberater.
„Buchführung musst Du nicht. Aufzeichnen schon.“
Die Aufzeichnungspflicht steht nicht in einem einzigen Gesetz. Sie ergibt sich aus mehreren Vorschriften, die zusammenspielen.
Nach § 22 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) muss jeder Unternehmer zur Feststellung der Steuer und ihrer Berechnungsgrundlagen Aufzeichnungen machen. Das gilt auch, wenn Deine Behandlungen umsatzsteuerfrei sind. Steuerfrei bedeutet: Du stellst keine Umsatzsteuer in Rechnung. Unternehmer bleibst Du trotzdem, und Deine steuerfreien Einnahmen zeichnest Du genauso auf. Aus den Aufzeichnungen muss hervorgehen, wie sich Deine Entgelte auf steuerpflichtige und steuerfreie Umsätze verteilen.
Dazu kommen die Einnahmen und Ausgaben für Deine Einnahmenüberschussrechnung. Jede einzelne braucht einen Beleg.
§ 146 AO ist die Vorschrift, auf die ich immer wieder verweise. Sie legt fest, wie aufgezeichnet wird, und gilt ausdrücklich auch für die „sonst erforderlichen Aufzeichnungen“, nicht nur für Bücher. Deine Aufzeichnungen sind:
Außerdem gilt: Eine Aufzeichnung darf nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr erkennbar ist. Unklar darf auch nicht bleiben, ob eine Änderung gleich oder erst später erfolgte (§ 146 Abs. 4 AO).
Digital aufzeichnen und ablegen darfst Du ausdrücklich, wenn das Verfahren den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht (§ 146 Abs. 5 AO).
§ 146 Abs. 1 AO verlangt, Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich festzuhalten.
Eine Ausnahme von der Einzelaufzeichnung gibt es für Barverkäufe von Waren an eine unbekannte Vielzahl von Personen, etwa über den Ladentisch. Deine Patienten sind Dir bekannt. Diese Ausnahme passt für Deine Praxis deshalb nicht.
Bleibt die Frage nach dem Kassenbuch. Ein Kassenbuch im engeren Sinn gehört zur Buchführung. Als Einnahmenüberschussrechner musst Du es nicht führen. Du musst Deine Bareinnahmen aber nachvollziehbar aufzeichnen und jederzeit einen Kassensturz möglich machen. In der Praxis heißt das: ein Kassenbuch oder ein täglicher Kassenbericht, unveränderbar geführt. Viele Praxisinhaber wählen das Kassenbuch freiwillig, weil sie damit dem Finanzamt am einfachsten zeigen, dass alle Bareinnahmen erfasst sind.
Das Finanzamt darf die Kassenführung übrigens unangekündigt prüfen (Kassen-Nachschau, § 146b AO).
Buchungsbelege sind acht Jahre aufzubewahren, Aufzeichnungen zehn Jahre (§ 147 Abs. 3 AO). Die Fristen laufen nicht ab, solange die Unterlagen für eine Steuer noch von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist nicht abgelaufen ist.
Aufzeichnen bedeutet nicht nur Einnahmen. Seit dem 1. Januar 2025 musst Du als Unternehmer E-Rechnungen empfangen können, auch wenn Deine eigenen Umsätze steuerfrei sind. Empfangene E-Rechnungen bewahrst Du in ihrer ursprünglichen digitalen Form auf, unveränderbar. Ein Ausdruck reicht dafür nicht. Wie das gelingt, steht hier: Wie Du E-Rechnungen GoBD-konform aufbewahrst
Wichtig: Dieser Beitrag informiert allgemein und ersetzt keine Steuerberatung. Wie Deine Praxis im Einzelfall aufgestellt sein muss, klärst Du mit Deinem Steuerberater.
Zur Entstehung dieses Beitrags: Das Thema und die Freigabe liegen bei mir. Claude hat die Quellen recherchiert und einen Entwurf geschrieben, den ich geprüft, angepasst und freigegeben habe.
Quellen: § 141 AO, Buchführungspflicht bestimmter Steuerpflichtiger; § 146 AO, Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für sonst erforderliche Aufzeichnungen; § 146b AO, Kassen-Nachschau; § 147 AO, Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen; § 22 UStG, Aufzeichnungspflichten; § 4 EStG, Gewinnbegriff, Absatz 3 Einnahmenüberschussrechnung