Kategorie: Buchführung & Finanzen | Lesezeit: ca. 6 Minuten
Barzahlung hat in der Praxis Vorteile. Der Patient zahlt direkt, und Du musst keiner Zahlung hinterherlaufen.
Den Preis dafür zahlst Du an anderer Stelle: Bei Bargeld liegt der Nachweis ganz bei Dir. Auf dem Konto belegt der Kontoauszug, dass das Geld da ist. Bei Bargeld belegen nur Deine Aufzeichnungen, dass nichts fehlt.
Warum Du als Heilpraktiker aufzeichnen musst, auch ohne Buchführungspflicht, steht hier: Warum Heilpraktiker nicht buchführungspflichtig, aber aufzeichnungspflichtig sind. In diesem Beitrag geht es um die Praxis: Was gehört bei Bareinnahmen in Deine Unterlagen?
Manchmal höre ich als Vorteil von Barzahlung, dass sich ein Besuch in der Praxis nicht nachvollziehen lässt. Für das Finanzamt stimmt das nicht. Jede Bareinnahme gehört in Deine Aufzeichnungen, und das Finanzamt darf die Kassenführung unangekündigt prüfen (Kassen-Nachschau, § 146b AO). Bleibt Dein Nachweis lückenhaft, kann es die Einnahmen schätzen. Dies geschieht meist zu Deinem Nachteil.
Welche Angaben zum Patienten im Einzelfall in Deinen Unterlagen stehen müssen, besprichst Du mit Deinem Steuerberater. Bei Quittungen über 250 Euro sind Name und Anschrift des Patienten Pflicht (dazu gleich mehr).
§ 146 Abs. 1 AO verlangt, Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich festzuhalten, und zwar einzeln. Das gilt unabhängig davon, wie Du Deinen Gewinn ermittelst.
Eine Ausnahme kennt die Finanzverwaltung für Barverkäufe an eine Vielzahl unbekannter Personen mit kurzem Kundenkontakt, etwa beim Bäcker. Für Dienstleistungen gilt sie nur, wenn der Kontakt im Wesentlichen aus Bestellung und Bezahlung besteht. Dauert der Kontakt so lange wie die Leistung selbst und nimmt der Kunde darauf Einfluss, sind Einzelaufzeichnungen zu führen. Eine Behandlung in Deiner Praxis ist genau das.
Nach Auffassung der Finanzverwaltung gehört zu jeder Einzelaufzeichnung: Datum, Betrag und die berechnete Leistung. Bei steuerfreien Heilbehandlungen kommt der Hinweis auf die Steuerbefreiung dazu.
Gesetzlich musst Du Privatpatienten für steuerfreie Heilbehandlungen keine Rechnung ausstellen. Nach § 14 Abs. 2 UStG besteht die Pflicht gegenüber Privatpersonen nur bei grundstücksbezogenen Leistungen, und steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG sind von der Sechs-Monats-Pflicht ausgenommen.
In der Praxis stellst Du trotzdem Quittungen aus. Patienten brauchen sie für Erstattungen, und Du brauchst für Deine Aufzeichnungen einen Beleg zu jeder Einnahme. Sobald Du eine Quittung oder Rechnung ausstellst, muss sie stimmen.
Bis 250 Euro brutto gilt die Kleinbetragsregelung (§ 33 UStDV). Auf die Quittung gehören:
Name und Anschrift des Patienten sind hier nicht erforderlich.
Ab 250,01 Euro brutto ist es eine Standardrechnung nach § 14 Abs. 4 UStG. Dann kommen dazu:
Der Hinweis auf die Steuerbefreiung bleibt Pflicht. Die Ausstellung einer E-Rechnung ist bei Heilbehandlungen für Privatpatienten nicht nötig. Deine eigenen Eingangsrechnungen musst Du dagegen digital aufbewahren (siehe Wie Du E-Rechnungen GoBD-konform aufbewahrst).
Wer ohne elektronische Kasse arbeitet, führt eine sogenannte offene Ladenkasse. Das ist erlaubt. Eine Pflicht zur Registrierkasse gibt es für Dich nicht. Setzt Du ein elektronisches Kassensystem ein, gelten dafür besondere Regeln (§ 146a AO).
Bei der offenen Ladenkasse zählst Du den Kassenbestand am Ende des Tages und rechnest daraus Deine Tageseinnahmen. Diese Rechnung ist der Kassenbericht. Die Einzelaufzeichnung gelingt dabei über eine geordnete, nummerierte Sammlung aller Quittungsdurchschriften. Ein Zählprotokoll ist nicht vorgeschrieben, erleichtert aber den Nachweis.
Der Maßstab: Ein sachverständiger Dritter muss jederzeit nachvollziehen können, was in der Kasse sein müsste und was tatsächlich drin ist. Das nennt sich Kassensturzfähigkeit. Ein negativer Kassenbestand zeigt dem Prüfer sofort, dass etwas nicht stimmt.
Ein Kassenbuch ist für Dich freiwillig. Viele Praxisinhaber führen es trotzdem, weil sich darin jede Einnahme und jede Ausgabe nachvollziehbar zeigen lässt.
Wie Du es auch führst: Es muss täglich geschehen und unveränderbar sein (§ 146 Abs. 4 AO). Eine einfache Tabelle zeigt nicht, ob nachträglich etwas geändert wurde. Besser geeignet ist ein Programm, das Änderungen protokolliert, oder ein handschriftliches Kassenbuch, in dem Korrekturen sichtbar bleiben.
Wichtig: Dieser Beitrag informiert allgemein und ersetzt keine Steuerberatung. Wie Du Deine Kasse im Einzelfall führst, klärst Du mit Deinem Steuerberater.
Zur Entstehung dieses Beitrags: Das Thema und die Freigabe liegen bei mir. Claude hat die Quellen recherchiert und einen Entwurf geschrieben, den ich geprüft, angepasst und freigegeben habe.
Quellen: § 14 UStG, Ausstellung von Rechnungen; § 33 UStDV, Rechnungen über Kleinbeträge; § 146 AO, Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für sonst erforderliche Aufzeichnungen; § 146b AO, Kassen-Nachschau; AEAO zu § 146 AO, Deubner Verlag; Kassenführung: BMF regelt Einzelaufzeichnungspflicht, Deubner Verlag