Zehn Tage. Mehr Zeit hast Du nicht mehr – sagt der BFH.
Kennst Du das? Der Schuhkarton mit den Belegen fürs Arbeitszimmer. Steht das ganze Jahr über brav im Regal. Irgendwann, meistens kurz vor der Steuererklärung, wird er geöffnet, sortiert, zusammengerechnet – und ab geht’s zum Steuerberater.
So haben viele von uns das gemacht. Ich ja auch, ehrlich gesagt, in den ersten Jahren meiner Selbstständigkeit.
Jetzt hat der Bundesfinanzhof gesagt: Das reicht nicht mehr.
Was ist passiert?
Ein Selbstständiger hatte Kosten für sein häusliches Arbeitszimmer als Betriebsausgaben angesetzt. Die Belege waren vollständig da. Nur: Er hatte sie nicht laufend erfasst, sondern – wie so viele von uns – erst im Rahmen der Einnahmenüberschussrechnung zusammengestellt.
Der BFH hat mit Urteil vom 24.3.2026 (Az. VIII R 6/24) entschieden: Der komplette Betriebsausgabenabzug für das Arbeitszimmer wird gestrichen!
Der Grund: Aufwendungen fürs häusliche Arbeitszimmer müssen laut § 4 Abs. 7 i. V. m. § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6b EStG einzeln, getrennt von den übrigen Betriebsausgaben und zeitnah aufgezeichnet werden. Und „zeitnah“ – das hat der BFH jetzt erstmals ganz konkret gefasst: in der Regel innerhalb von 10 Tagen nach Anfall der Kosten. Nur in Ausnahmefällen darf es bis zu einem Monat dauern.
Eine Sammlung von Belegen, die dann am Jahresende aufgearbeitet wird? Reicht nicht.
Das war früher anders!
Ja war es! Diese Art von Buchhaltung – Belege sammeln und teilweise sogar erst Ende des Jahres buchen – war früher gängige Praxis, auch im Steuerbüro. Ich habe selbst im Steuerbüro gearbeitet.
Mit der Digitalisierung und der GobD hat sich das geändert.
Und in der Fachliteratur gibt es durchaus Kritik an dem Urteil. Manche halten die Anforderungen für überzogen – gerade weil eine Einnahmenüberschussrechnung anders funktioniert als eine Bilanzbuchhaltung mit Bestandskonten. Es bleibt abzuwarten, wie das Bundesfinanzministerium darauf reagiert.
Trotzdem: Solange keine neue Verwaltungsanweisung da ist, gilt die Rechtsprechung. Also kann mein Rat hier nur sein: Halte Dich an die 10 Tages-Vorgabe.
Was heißt das jetzt konkret für Dich?
Nennen wir sie Lisa. Heilpraktikerin, arbeitet teils im häuslichen Arbeitszimmer, setzt die tatsächlichen Kosten an – Miete anteilig, Strom, Renovierung, neuer Schreibtischstuhl. Bisher: Ordner, Belege rein, einmal im Jahr sortiert.
Für Lisa heißt das jetzt: Jede Ausgabe fürs Arbeitszimmer muss
- einzeln erfasst werden (nicht als Sammelposten),
- getrennt von den übrigen Betriebsausgaben – am besten in einer eigenen Spalte oder Kategorie,
- innerhalb von rund 10 Tagen nach Rechnungseingang dokumentiert werden.
Das betrifft vor allem Kosten, die sofort feststehen – Reparaturen, Handwerkerrechnungen, Versicherungsbeiträge. Bei Posten, die erst zum Jahresende exakt berechnet werden können (zum Beispiel die anteilige Nebenkostenabrechnung), gilt diese enge Frist naturgemäß nicht.
Eine wichtige Ausnahme – Nutzung der Jahrespauschale3.
Nutzt Du nur die Jahrespauschale von 1.260 Euro nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6b EStG, statt die tatsächlichen Kosten anzusetzen? Dann greift diese strenge Aufzeichnungspflicht nach überwiegender Meinung in der Literatur nicht. Ganz eindeutig ist das rechtlich zwar noch nicht geklärt – aber es ist zumindest ein Trost, wenn Dir die Einzelaufzeichnung zu aufwendig ist.
Du brauchst auch für die Buchhaltung gute Strukturen
Ich weiß, „Aufzeichnungspflicht“ klingt nach einem weiteren bürokratischen Klotz am Bein. Aber schau es Dir mal andersherum an: Ein Kind lernt nicht laufen, indem es sich einmal im Jahr hinsetzt und „jetzt aber richtig“ übt. Es übt jeden Tag ein bisschen. Genau so darf auch Deine Buchhaltung funktionieren.
Zehn Minuten alle zehn Tage – Beleg rein, Kategorie zuordnen, fertig – sind machbarer als ein Wochenende im Januar, an dem Du Dich durch einen Schuhkarton kämpfst. Und am Ende steht nicht nur eine sauberere Steuererklärung, sondern auch die Sicherheit, dass Dir im Ernstfall niemand den kompletten Abzug streicht.
Was Du jetzt tun darfst
- Richte Dir eine eigene Kategorie oder Spalte für Arbeitszimmerkosten ein – getrennt von den restlichen Betriebsausgaben. Bitte nutze dafür die gesonderen Konten im SKR03 und SKR04 (besprechen wir auch im Buchhaltungs-Club :))
- Trage neue Belege innerhalb weniger Tage ein, nicht erst am Jahresende.
- Prüfe mit Deiner Steuerberatung, ob für Dich die Jahrespauschale nicht ohnehin die entspanntere Lösung ist.
Du hast Fragen zu diesem Urteil oder zu Deiner Buchhaltung als Heilpraktiker? Melde Dich bei mir!
Alles Liebe
Claudia Hönig