Viele nutzen Excel für ihre Buchhaltung – das ist nicht mehr erlaubt.

Mit der Einführung der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Buchführung) sind strenge Anforderungen an die Buchhaltung gekommen, die Excel nicht erfüllen kann. Doch das ist nicht nur ein rechtliches Problem – sondern auch ein riesiger Zeitfresser für Ihre Praxis.

Warum Excel für die Buchhaltung ungeeignet ist:

1. Excel ist nicht GoBD-konform – und das kann teuer werden

• Fehlende Unveränderbarkeit: In Excel kann jede Buchung überschrieben oder gelöscht werden, ohne dass es nachvollziehbar bleibt. Eine GoBD-konforme Buchhaltung muss aber revisionssicher sein.
• Keine automatische Protokollierung: Änderungen müssen dokumentiert werden – Excel kann das nicht automatisch.
• Risiko bei Steuerprüfungen: Das Finanzamt kann eine Buchhaltung in Excel ablehnen und dann Umsätze schätzen – was zu hohen Nachzahlungen führen kann.

2. Es kostet viel zu viel Zeit – und Zeit ist Geld

Als Praxisinhaber möchten Sie Ihre Zeit mit Ihren Patienten verbringen – nicht mit Buchhaltung. Grob gerechnet würde mich eine „händische“ Buchhaltung ca 4 – 8 Stunden mehr kosten (es kommt auf die Praxisgröße an). Ein Programm aber nur so viel wie 2 Behandlungsstunden im Jahr mehr. Das heißt, ich lege jeden Monat drauf. Warum, weil Excel sehr viel mehr Zeit kostet:

• Belege müssen manuell eingegeben und sortiert werden.
• Rechnungen müssen umständlich verwaltet werden.
• Steuerrelevante Daten müssen mühsam für die EÜR aufbereitet werden.
• Fehler führen zu noch mehr Arbeit – und manchmal zu Geldverlust.

Mit einer modernen Buchhaltungssoftware geht das automatisch. Ich weiß aus eigener Erfahrung wie viel Zeit ich damit jeden Monat spare. Je weniger Zeit wir mit administrativen Tätigkeiten verbringen, desto höher ist unser Gewinn.

3. Die häufigsten Fehler bei der „manuellen“ Buchhaltung mit Excel:

• Manuelle Buchhaltung ist fehleranfällig – eine falsche Zelle in Excel kann zu falschen Zahlen und Problemen mit dem Finanzamt führen.
• Belege gehen verloren oder sind schwer auffindbar – mit einer Software sind sie digital gespeichert und sofort verfügbar.

4. Eine gute Buchhaltungssoftware spart Nerven – und Steuern

• Belege an die Buchung anhängen: Einfach Belege hochladen.
• GoBD-konforme Buchhaltung: Alle Buchungen sind revisionssicher gespeichert.
• Datev-Daten für den Steuerberater.
• Automatische Auswertungen: So können Sie sehen, was Sie verdienen, welchen Umsatz Sie mit welchem Patienten machen und wie viel Stunden Sie gearbeitet haben.

Als Inhaber einer Heilpraktiker-Praxis sollten Sie sich auf Ihre Patienten konzentrieren – nicht auf komplizierte Tabellen. Eine GoBD-konforme Buchhaltungssoftware nimmt Ihnen die Arbeit ab, spart Zeit und schützt vor Steuerproblemen.

Ihre Claudia Hönig